Informationsmanagement

Informationsmanagement

Unsere Produkte

Mit der mdt Software Service GmbH holen Sie sich den Premium-Partner des Marktführers EASY SOFTWARE AG an Ihre Seite, wenn es um zukunftsweisendes Informationsmanagement geht. Unsere erfahrenen Experten optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse mittels fachkundiger Beratung, reibungsloser Installation und nachhaltigem Support – maßgeschneidert für Ihre Branche und Unternehmensgröße.

 
 

ECM SuiteHRInvoiceContractPCM Suite

 


ECM Suite

 

Spektakulär unspektakulär


EASY SOFTWARE steht für die Optimierung wichtiger Geschäftsprozesse im Hintergrund. Mit ECM – Open System führen wir unsere vielfältigen Lösungen auf einer modularen Plattform zusammen. So integrativ wie immer und so intuitiv wie gewohnt ­– aber jetzt noch schneller und flexibler an Ihre Anforderungen anpassbar.


ECM Modules

In den ECM Modules werden die Basisbausteine der ECM Suite zusammengefasst.

  • Connector.Connector.

    EASY Client

  • Connector.Connector.

    EASY Archive

  • Connector.Connector.

    EASY DMS

  • Connector.Connector.

    EASY Workflow

  • Connector.Connector.

    EASY Capture Plus

  • Connector.Connector.

    EASY View

  • Connector.Connector.

    EASY Interface

Solution Suite

Die Solution Suite fasst die Lösungen für die Anbindung an verschiedene Drittsysteme und Lösungen für horizontale Geschäftslösungen zusammen.

  • Connector.Connector.

    EASY for SAP Line

  • Connector.Connector.

    EASY for Microsoft Line

  • Connector.Connector.

    EASY for Notes Line

Application Line

Die EASY Application Line stellt hochentwickelte, leistungsfähige Anwendungen für vertikale Geschäftsprozesse bereit.


EASY HR | DIE MODERNE PERSONALABTEILUNG

 


Personalakten werden heute noch traditionell in vielen Unternehmen als klassische Papierakte geführt, viele Prozesse laufen oft noch papiergebunden und manuell. Wachsende Anforderungen, sowohl von Seiten der Unternehmen selber als auch von Seiten des Gesetzgebers und nicht zuletzt ein steigender Wettbewerbsdruck aus dem Markt, machen das klassische Personalmanagement jedoch zunehmend aufwändiger.


EASY HR: Neue Entscheidungen, gute Gründe

Eine benutzerfreundliche und intuitive Handhabung. Einen revisionssicheren und jederzeit nachvollziehbaren Zugriff auf die Informationen und Akten unabhängig vom Standort sowie Einsparungen in der Ablage und Suche sind gute Gründe für die Einführung der modularen Lösung EASY HR in Ihrer Personalabteilung.

  • Arbeitsprozesse im Personalbereich laufen gesteuert ab.

  • Die Abläufe in der Personalabteilung werden transparenter, sicherer und schneller.

  • Die Mitarbeiter werden von lästigen Routine­tätigkeiten entlastet.

  • Die Sicherheit im Umgang mit den sensiblen Personalinformationen steigt.

  • Viele Fehlerquellen können vermieden werden.


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Digitales Personalmanagement

Ihre Vorteile

  • Connector.

    Zentrale Ablage

    Eine zentrale digitale Personalakte für unternehmensweite Transparenz.

  • Connector.

    Firmenakte

    Eine digitale Firmenakte für alle nicht personenbezogenen Informationen und Dokumente im HR-Bereich.

  • Connector.

    Qualifizierung

    Ein effizientes Seminarmanagement für interne und externe Maßnahmen durch Qualifizierungsvorgaben und Vereinbarungen.

  • Connector.

    Recruiting

    „Win the war for talents“ – Effizientes prozessgesteuertes Recruiting und Auswahlverfahren.

  • Connector.

    Rechtliche Vorgaben

    Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Unternehmensrichtlinien (Corporate Governance / Compliance)

  • Connector.

    Flexibel

    Flexible Anpassung an Ihre HR-Prozesse

EASY HR – Lösungen

Digitale Personalakte und Firmenakte

Mit der digitalen Personalakte bietet EASY HR eine sichere und einfache Ablage der sensiblen Personaldokumente, ein vollständig steuerbaren Zugriff und eine stets lückenlose Dokumentation.

Ein flexibles On- und Offboarding Management steuert und überwacht alle anfallenden Aufgaben bei der Einstellung und Freisetzung von Mitarbeitern.

Die digitale Firmenakte bietet eine flexible und sichere Ablage für alle Informationen und Dokumente im HR Bereich über die Personalakten hinaus.

Ausschreibungs- und Bewerber-Management

Ein elektronisches Ausschreibungs- und Bewerbermanagement schafft massive Arbeitserleichterungen in den Recruiting Prozessen, steigert Ihre Reaktionsfähigkeit und verbessert durch beschleunigte Prozesse und transparente Steuerung die Ergebnisse in der Personalgewinnung.

Die optionale Anbindung an Online-Stellenmärkte, auf der eigenen Firmen Webseite ebenso wie bei vielen Drittanbietern, ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss und schnelle Ergebnisse.

Qualifikations- und Seminar-Management

Mit dem Qualifikations- und Seminarmanagement behalten Sie nicht nur kontinuierlich den Überblick über die Möglichkeiten und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, sondern werden auch optimal unterstützt in der Weiterbildung und strategischen Personalentwicklung.


Entlastung für Personalabteilungen und das gesamte Unternehmen

Mit den Modulen digitale Personalakte, digitale Firmenakte, Ausschreibungs- und Bewerbermanagement sowie Qualifikations- und Seminarmanagement werden viele Abläufe einfacher, schneller und sicherer.


EASY INVOICE

 


EASY Invoice ist die effiziente Lösung für die Digitale Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden in einem sicheren und transparenten Prozess erfasst und Rechnungsinformationen zuverlässig extrahiert. Die Rechnung durchläuft anschließend einen Prüfungs- und Freigabe-Workflow, Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System übergeben und die Rechnung revisionssicher archiviert. Als verantwortlicher Manager behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Vorgänge. EASY Invoice fügt sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft ein und wächst mit dem Unternehmen.



Ausgangssituation

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen stellt Unternehmen vor mehr Herausforderungen, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Immer wieder gehen Rechnungen einfach verloren und können aufgrund mangelhafter Prozesstransparenz und -konsequenz nicht wiedergefunden werden. Im anderen Extrem werden Rechnungen mehrfach in den Prozess eingeleitet und möglicherweise sogar doppelt bezahlt. Rechnungen, die sich im Bearbeitungs-Workflow befinden unterliegen oft langen Transport- und Liegezeiten. Nicht zuletzt können Prüf- und Freigabeverfahren, insbesondere für papierbasierte Prozesse, aufwendig und langwierig sein. Die Konsequenz sind Verletzung von Zahlungsfristen und der Verlust von Skonto-Optionen.


SOLUTIONVIDEO

Digitale Rechnungsbearbeitung

Ihre Vorteile

  • Connector.Connector.

    Quantitativ

    -Einsparung von Beschaffungskosten -Reduktion der Personalkosten -Zuverlässige Nutzung der Skontoeffekte -Optimierung der Ressourcen

  • Connector.Connector.

    Qualitativ

    -Reduzierung von Fehlerquellen
    -Flexibler Zugriff im Prüf- und Freigabeprozess
    -Steigerung der Auskunftsfähigkeit
    -Erhöhung der Prognosesicherheit

  • Connector.Connector.

    Ökologisch

    -Einsparung von Bürofläche
    -Reduktion des Energieverbrauchs
    -Wegfall von Kopien / Begleitpapieren

Lösung

Mit EASY Invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Alle eintreffenden Rechnungen, in Papierform oder digital als E-Mail, werden zunächst eingescannt beziehungsweise vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit können die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z. B. §14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten werden anschließend in den Prüfungs- und Freigabe-Workflow übergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren.

Im nächsten Schritt werden die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Verbuchung an das ERP-System übergeben und abschließend revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung, als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei entweder aus der Lösung selbst oder nahtlos aus einem angebundenen ERP-System erfolgen.

EASY Invoice sichert hohe Prozesssicherheit und kurze Realisierungszeiten durch einen sehr hohen Standardisierungsgrad zu – und darauf vertrauen bereits über 200 Kunden. Die flexibel skalierbare Lösung ist zudem für nahezu alle Unternehmensgrößen geeignet, da sie mit Ihrem Unternehmen wächst.



EASY CONTRACT

 


EASY Contract ist das moderne, webbasierte System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist. Vertragsmanagement mit EASY Contract unterstützt den kompletten „Life-Cycle“ eines Vertrages: Vertragserfassung, Vertragserstellung, Vertragsüberwachung, Vertragscontrolling. Mit EASY Contract haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal, ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Supportverträge handelt.

EASY Contract bietet eine Übersicht aller geschlossenen Verträge sowie elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge.



Ausgangssituation

Ob im Einkauf, in der IT oder in der Personalabteilung, jeden Tag begegnen uns im Alltag unterschiedlichste Vertragsarten, wie z.B. Arbeits-, Miet-, Wartungs- oder Leasingverträge. Unternehmen kämpfen in diesem Zusammenhang oft mit uneinheitlichen Vorlagen für die Erstellung solcher Verträge, langen Wartezeiten (auf Grund langsamer Kommunikation per Hauspost) und ungeklärten Verantwortlichkeiten für Verträge und deren Aufbewahrung.

Teilweise bestehen mehrere Kopien desselben Vertrages mit unterschiedlichen Arbeitsständen. Das führt dazu, dass sich die beteiligten Personen auf einem unterschiedlichen Informationsstand befinden, was wiederum Kommunikation und fließende Zusammenarbeit erschwert.

Manuell zu pflegende Vertragslisten sind nicht nur zeitraubend, sondern meist auch unvollständig. Die Fristenverwaltung für Verträge findet bestenfalls in persönlichen Outlookkalendern statt, wodurch es zu Fristversäumnissen insbesondere bei Abwesenheit oder Ausscheiden von Mitarbeitern kommt. Ein weiteres Problem ist die mangelnde Aktualität der Vertragslisten.


DEMOVIDEO

EASY Contract


Ihre Vorteile

  • Connector.Connector.

    Transparente Verwaltung von Verträgen jeder Art

  • Connector.Connector.

    Klare Zuständigkeiten und Berechtigungen

  • Connector.Connector.

    Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten

  • Connector.Connector.

    Reduzierung der Fehlerquote und Verkürzung der Durchlaufzeiten durch prozessgesteuerte Unterstützung von der Erstellung bis zur Unterzeichnung

  • Connector.Connector.

    Schnellere Reaktionszeit,
    Reduzierung der Kosten,
    Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch einheitliche und transparente Informationen zu Verträgen Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern Übersicht über Vertragskosten und –einnahmen

  • Connector.Connector.

    Zuverlässige Einhaltung von Fristen durch einheitlichen Fristenkalender für alle Verträge

  • Connector.Connector.

    Revisionssicherheit durch eine detaillierte Protokollierung

Lösung

EASY Contract dient der zentralen und digitalen Vertragsverwaltung. Beliebige Vertragsarten können erstellt, geprüft, verwaltet und freigegeben werden, basierend auf passgenauen Workflows. Ein zentraler Fristenkalender mit automatisierten Benachrichtigungen und mehrstufigem Eskalationsmanagement stellt sicher, dass keine Fristen mehr verpasst werden. Zudem können einheitliche Vorlagen zur Erstellung von Verträgen eingepflegt werden.

Leistungsfähige Recherchemöglichkeiten sowie komfortable Such- und Filterfunktionalitäten werden zum einen durch die einfache Verschlagwortung von Verträgen unterstützt, als auch durch die Möglichkeit der Volltext-Suche.

Während und nach der einfachen Erfassung und Verschlagwortung von Verträgen können diese mit Schlagworten versehen werden. Dadurch werden leistungsfähige Recherchemöglichkeiten sowie komfortable Such- und Filterfunktionalitäten ermöglicht.

EASY Contract enthält ein integriertes Vertragspartner- und Ansprechpartnermanagement, das koppelbar mit externen Quellen, z. B. dem Kreditorenstamm, ist. Des Weiteren wichtig für EASY Contract sind die umfangreichen DMS-Funktionen, wie Versionierung, übersichtliches Berechtigungskonzept und klare Regelung von Verantwortlichkeit.

Der Wartungs- und Pflegeaufwand für EASY Contract ist überschaubar. Auch ohne IT-Kenntnisse sind einfache Fachadministrationen möglich.


DEMOVIDEO

EASY Contract Mobile


PCM Suite

 

Noch mehr Vorsprung mit SAP

Dank PCM – SAP System können wir das kompletteste SAP-Portfolio am Markt bieten. Mit vollständig integrierten Geschäftsprozessen machen wir Ihr System schneller, effizienter und transparenter. Also so, wie Sie sich Arbeiten mit SAP schon immer wünschten.


PCM Process2Go

  • Connector.Connector.

    Personalmanagement

  • Connector.Connector.

    Finanzen

  • Connector.Connector.

    Logistik

  • Connector.Connector.

    Immobilien

PCM Process2Design

  • Connector.Connector.

    Passgenaue Geschäftsprozesse


Wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen, die Sie rund um dieses Thema haben.